Wir lüften das Geheimnis: Warum eine ERP-Einführung zum Festpreis funktioniert

Die frühen Jahre 

Die Ursprünge der ERP-Systeme reichen bis in die 1960er Jahre zurück, als Unternehmen damit begannen, Computer für ihre Geschäftsprozessen einzusetzen. In dieser Zeit wurden einfache Softwareanwendungen entwickelt, um die Automatisierung von Buchhaltungs- und Inventarverwaltungsaufgaben zu ermöglichen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese Systeme noch erheblich von dem entfernt waren, was wir heute als moderne ERP-Systeme bezeichnen würden.

Die Ära der MRP 

In den 1970er Jahren entstanden die ersten MRP-Systeme, die sich auf die Verwaltung von Materialbedarfen und -beständen fokussierten. Diese Systeme waren äußerst hilfreich für Unternehmen, um eine verbesserte Steuerung ihres Materialflusses zu erreichen und ihre Lagerbestände effizienter zu optimieren. Der Begriff "ERP" wurde zu dieser Zeit noch nicht verwendet.

Die Geburt von ERP 

Die 1980er Jahre markierten einen Wendepunkt für ERP-Systeme. Unternehmen begannen, verschiedene Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Personalwesen, Produktion und Vertrieb in integrierten Softwarelösungen zusammenzuführen. Dies führte zur Entstehung von ERP-Systemen, die es Unternehmen ermöglichten, sämtliche Aspekte ihres Betriebs effizienter zu verwalten.

Eines der ersten ERP-Systeme dieser Zeit war SAP R/2, das im Jahr 1979 von SAP eingeführt wurde. Es gehörte zu den ersten Systemen, die verschiedene Unternehmensfunktionen miteinander verknüpften und somit einen bedeutenden Meilenstein in der Geschichte der ERP-Entwicklung setzten.

Die 1990er Jahre waren von einem starken Wachstum in der ERP-Branche geprägt. Unternehmen wie Oracle, Microsoft und JD Edwards traten auf den Markt und entwickelten fortgeschrittenere ERP-Lösungen. Diese Systeme zeichneten sich durch eine benutzerfreundlichere Oberfläche aus und waren in der Lage, eine breitere Palette von Geschäftsprozessen abzubilden. Dies ermöglichte es Unternehmen, ihre betriebliche Effizienz weiter zu steigern.

Die digitale Transformation 

Mit dem Beginn des 21. Jahrhunderts erlebten ERP-Systeme eine weitere Transformation. Die Cloud-Technologie eroberte die Welt der ERP-Systeme im Sturm. Im Gegensatz zur herkömmlichen Installation vor Ort, bei der die Systeme auf eigenen Servern im Keller betrieben wurden, werden sie nun von externen Dienstleistern in Rechenzentren gehostet. Dies bedeutet, dass Unternehmen nicht mehr teure Hardware-Infrastrukturen anschaffen und verwalten müssen, um unerwartete Lastspitzen zu bewältigen. Dank der Cloud können Ressourcen nach Bedarf problemlos erweitert oder reduziert werden.

Infolgedessen kann der Anwender sich ganz auf die Nutzung des Systems konzentrieren und muss sich keine Gedanken mehr über die Bereitstellung im Hintergrund machen.

Im Zuge dieser Entwicklung bevorzugten Anwender zunehmend, nur für die tatsächlich genutzten Ressourcen zu bezahlen. Aus diesem Grund bieten die meisten ERP-Anbieter Software as a Service (SaaS) an. Das bedeutet, der Kunde erwirbt lediglich Nutzungsrechte und mietet die Software. Hierbei ist es möglich, die Anzahl der Benutzer:innen monatlich flexibel anzupassen. Wenn beispielsweise ein Anwender:innen saisonabhängige Geschäftsaktivitäten hat, können während der Weihnachtszeit mehr Lizenzen gemietet und die Anzahl im Januar wieder reduziert werden.

Die digitale Transformation hat die ERP-Landschaft weiter verändert. Künstliche Intelligenz (KI) und das Internet der Dinge (IoT) werden in ERP-Systeme integriert, um automatisierte Prozesse und datengesteuerte Entscheidungen zu ermöglichen. Dies ermöglicht es, automatische Updates durchzuführen, wodurch teure Updateprojekte der Vergangenheit angehören.

Diese Entwicklungen haben die Tür für einen völlig neuen Ansatz zur Softwareeinführung geöffnet. Früher wurden während der Einführung die Prozesse des Kunden in umfangreichen Workshops erfasst und die Standardsoftware durch individuelle Programmierung angepasst. Dieser Ansatz ist nach wie vor für Unternehmen geeignet, die sehr komplexe Prozesse haben und eine maßgeschneiderte Softwarelösung benötigen.

Allerdings gibt es auch Unternehmen, die bei der Einführung möglichst wenige Ressourcen binden möchten, sei es finanziell oder in Bezug auf Mitarbeiter:innen, die für das Tagesgeschäft benötigt werden.

Viele von uns sind mit dem Prinzip der Smartphones vertraut. Wir sehen eine App, die unser Interesse weckt, laden sie aus dem App Store herunter und können sie sofort nutzen. Warum sollte dies nicht auch für ERP-Software gelten?

Du möchtest dich nicht mit den technischen Aspekten wie Bereitstellung, Leistung oder Aktualisierungen im Hintergrund auseinandersetzen müssen. Deshalb haben wir bei NAVAX den "easyStarter"-Ansatz entwickelt. Dies ist das Geheimnis hinter einer schnellen ERP-Systemeinführung. Mit diesem Ansatz ist es möglich, eine ERP-Software innerhalb von 30 Tagen zu einem Fixpreis einzuführen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Projekten, bei denen der Prozess während der Implementierung entwickelt wird, bietet der "easyStarter"-Ansatz von Anfang an klare Best Practices und erprobte Lösungen.

Hier kommt das betriebswirtschaftliche Prinzip des abnehmenden Grenznutzens ins Spiel. Dieses Konzept besagt, dass der Nutzen, den man aus zusätzlichem Aufwand zieht, mit der Zeit abnimmt. Ein Projekt erfordert oft erheblichen Aufwand, um einen hohen Nutzen zu erzielen. Dies bedeutet in diesem Fall, dass die meisten Unternehmen gut damit zurechtkommen, wenn 80% ihrer Geschäftsprozesse in der Software abgebildet sind. Für die restlichen 20% würde der Aufwand an Ressourcen nicht mehr im Verhältnis zum Nutzen stehen.

Ein Best-Practice-Ansatz hingegen konzentriert sich auf das Wesentliche und bietet bewährte Lösungen mit minimalem Aufwand und maximalem Nutzen.

Was bedeutet das im Detail? 

Der Softwareanbieter hat aufgrund seiner Erfahrungen aus zahlreichen Projekten bereits eine Lösung entwickelt, in der 80% der branchenspezifischen Prozesse integriert sind.

Tipp für deine Softwareeinführung: Fragen Sie Ihren potenziellen Lieferanten immer nach seiner Erfahrung in Ihrer Branche. Ein qualifizierter ERP-Anbieter wird sich auf bestimmte Branchen spezialisieren. Sie möchten ihm bei einer zügigen Softwareeinführung schließlich nicht erst Ihre betrieblichen Abläufe im Detail erklären müssen, oder?

Die "easyStarter"-Einführung automatisiert viele Schritte bei der Einrichtung eines ERP-Systems. Einerseits wird die kundenspezifische Datenbank im Hintergrund automatisiert bereitgestellt. Zudem bieten wir vorkonfigurierte Datenpakete, in denen alle wichtigen Einstellungen wie Kontenrahmen oder Mehrwertsteuersätze bereits in die entsprechenden Tabellen eingetragen sind. Das bedeutet, dass die Software sofort einsatzbereit ist. Eine rasche Implementierung spart Zeit und Ressourcen. Darüber hinaus bieten wir Schulungspakete für die gängigen Prozesse in deiner Branche an.

Aber seien wir ehrlich: Selbst, wenn die Schulungsmaterialien exzellent sind, kommt es manchmal vor, dass man aus Versehen einen falschen Knopf drückt und nicht mehr weiter weiß. Daher bieten wir während des Go-Live-Prozesses Sprechstunden mit hochqualifizierten Berater:innen an, die dir schnell weiterhelfen können.

Nach einer erfolgreichen Ersteinführung kann sich die Software natürlich weiterentwickeln. Wenn Du beispielsweise ein neues Geschäftsfeld hinzufügen oder zusätzliche individuelle Funktionen benötigen, steht dem nichts im Weg.