So legen Sie in der Vorbereitungsphase den Grundstein für den Erfolg Ihres Projekts
In den heutigen Märkten gibt es nicht viele Unternehmen, die sich ein Scheitern ihrer nächsten ERP/CRM-Implementierung oder Initiative zur digitalen Transformation leisten können. Leider hält sich hartnäckig das Missverständnis, dass die Vorbereitung für diesen Projekterfolg erst dann beginnt, wenn ein System gezeigt wird und man mit Lieferanten verbunden ist. Aber ist Ihnen bewusst, dass die wichtigsten Entscheidungen, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden, bereits zu Beginn der Vorbereitungsphase getroffen werden? Wo legen Sie also den Grundstein für den Erfolg Ihres nächsten Projekts?
In den letzten 5 bis 10 Jahren haben sich die Faktoren für Erfolg oder Misserfolg von Projekten, bei denen Software eingeführt wird, stark verändert. Im Laufe der Zeit haben sich diese Faktoren von rein technischen Aspekten (Stichworte: Systemausfälle und Leistung) hin zu organisatorischen Aspekten verschoben, einschließlich der Bereitschaft und Fähigkeit, Geschäftsprozesse, Denkweise und Unternehmenskultur zu ändern. Aufgrund dieser Verschiebung ist es sinnvoll, ganz anders an die Vorbereitungsphase heranzugehen.
Vorbereitung ist das A und O
Eine solide Vorbereitung für ein Organisationsprojekt beginnt viel früher als bei den traditionellen, eher technologiegetriebenen Projekten. Und es ist aufgrund der Art der heutigen Projekte dringend erforderlich, verschiedene Rollen in ein Projekt einzubeziehen, wenn Erfolg die einzige realistische Option ist. Im Idealfall werden die wesentlichen Grundlagen und Voraussetzungen für ein Projekt bereits vor der Kontaktaufnahme mit Anbietern bestimmt.
Wichtige Fragen in der Vorbereitungsphase
Bereits in der Vorbereitungsphase ist es wichtig, folgende Fragen beantworten zu können:
- Welche strategischen Ziele wollen wir mit dieser Initiative erreichen?
- Wie können wir diese Ziele in einem attraktiven Format definieren, so dass jede einzelne Mitarbeiterin und jeder einzelne Mitarbeiter sie verstehen kann?
- Wie können wir uns die aktive Beteiligung des gesamten Managementteams sichern?
- Wer ist der aktive und kompetente Sponsor auf Vorstandsebene, der sowohl für den Erfolg als auch für einen (hoffentlich nicht eintretenden) Misserfolg verantwortlich sein wird?
- Wird dieses Projekt das einzige Projekt sein, auf das ein 100-prozentiger Fokus gerichtet wird oder werden mehrere Projekte gleichzeitig laufen?
- Passen wir die neue Software an unsere Arbeitsweise an oder sind wir offen, unsere Geschäftsprozesse in Richtung der bewährten Praktiken der Software zu verändern?
- Entscheiden wir uns für einen „Big-Bang“-Ansatz oder ist eine Reihe von „Baby-Schritten“ ein besserer Ansatz?
- Worin bestehen die größten Risiken des Scheiterns und wie können wir sie einschränken oder sogar völlig ausschalten?
- Wie können wir unsere Teams motivieren, ihre besten Ideen mit dem Projektteam zu teilen?
- Wie können wir die Kommunikation so nutzen, dass wir das gesamte Unternehmen frühzeitig einbeziehen?
Es ist natürlich von entscheidender Bedeutung, die Antworten auf diese Fragen mit der gesamten Organisation zu teilen. Ein weiterer Vorteil dieses Ansatzes ist, dass Sie Ihre potenziellen Anbieter und Implementierungspartner viel besser darüber informieren können, was Sie mit Ihrem Projekt erreichen wollen.
Vorbereitung ist immer neunzig Prozent des endgültigen Resultats. Es besteht also eine gute Chance, dass mit diesem neuen Ansatz bessere Projektergebnisse erzielt werden.
Unser Fazit
Die Vorbereitung auf eine ERP/CRM-Implementierung oder digitale Transformation ist entscheidend für den Erfolg des Projekts. Bereits in der Vorbereitungsphase sollten Unternehmen wichtige strategische und organisatorische Fragen beantworten, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.
Klären Sie in der Vorbereitungsphase bereits die wichtigsten Fragen ab, um für Ihr Projekt besser gerüstet zu sein.
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