Microsoft Copilot - Nie wieder schlechte Teams Meetings dank KI
Ihr ganzer Arbeitstag ist voll mit Terminen und internen Abstimmungen. Sie springen von einer Besprechung zur nächsten und beschäftigen sich dabei mit mehreren Agenden. Am Ende des Tages haben Sie zahlreiche langwierige Diskussionen geführt, jedoch nur wenige Entscheidungen getroffen und eine Vielzahl an Nachbesprechungen und Follow-ups vereinbart. Ein Tag voller Meetings und für die übrigen To-do’s bleibt keine Zeit. Und morgen geht es weiter – oder etwa doch nicht?
Wir zeigen Ihnen wie es anders geht: mit Microsoft Copilot. Die bahnbrechende Ergänzung für Microsoft Teams revolutioniert die Art und Weise wie wir Besprechungen führen.
Strukturierte Meetings und verbesserte Zusammenarbeit
Durch den Einsatz fortschrittlicher KI-Technologien zielt Copilot darauf ab, Meetings strukturierter, fokussierter und ergebnisorientierter zu gestalten. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, welche Funktionen dazu beitragen.
Fragen wir den Microsoft Copilot selbst, gibt die KI fünf klare Vorteile für die Verwendung in Microsoft Teams an: Effizientere Meetings, verbesserte Zusammenarbeit, erleichterte Kommunikation, Zeitersparnis und verbesserte Dokumentation.
Aber was bedeutet das genau? Das sehen wir uns jetzt an.
1. Effizientere Meetings
Mit Microsoft Copilot wird die Organisation von Meetings so einfach wie noch nie. Copilot erstellt für Sie automatisch Zusammenfassungen von Besprechungen, identifiziert Aktionselemente und hebt wichtige Diskussionsthemen hervor. Dadurch wird nicht nur die Nachverfolgung von Besprechungsinhalten erleichtert, sondern Sie können Beschlüsse und Entscheidungen schneller umsetzen.
Microsoft Copilot unterstützt Sie auch in der Erstellung einer strukturierten Agenda. Dazu werden vergangene Besprechungen und deren Protokolle analysiert, um Themen zu identifizieren, die in ähnlichen Meetings behandelt wurden. Darüber hinaus kann Copilot Inputs von Teammitgliedern sammeln, indem z.B. Chatnachrichten, Kommentare in Dokumenten oder E-Mails durchsucht werden. Hierzu zählt auch die Analyse von Dokumenten und Dateien, die in Verbindung mit dem Meeting stehen (z.B. Präsentation, Berichte). Mithilfe von fortschrittlichen KI-Algorithmen verarbeitet Copilot die gesammelten Informationen und erstellt eine strukturierte Agenda. Wichtige Themen werden dabei priorisiert und auch an Ihre Präferenz angepasst. So kann die Agenda individualisiert werden, um den Bedürfnissen Ihres Teams gerecht zu werden – stets mit dem Fokus die Effizienz und Produktivität zu fördern.
2. Verbesserte Zusammenarbeit
Die Integration von Copilot in Teams ermöglicht Ihnen eine nahtlose Zusammenarbeit mit dem restlichen Team. Sie können gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Ideen austauschen und Feedback geben. Copilot unterstützt Sie bei der Erstellung von Präsentationen oder Dokumenten und macht Ihnen Vorschläge für Verbesserungen. Dadurch wird nicht nur die Teamarbeit effizienter gestaltet, sondern auch die Qualität Ihrer Dokumente erheblich verbessert.
3. Erleichterte Kommunikation
Copilot verbessert die Kommunikation in Ihrem Team, indem es automatisch Zusammenfassungen von Nachrichten oder Diskussionen erstellt und Vorschläge für Antworten oder Folgeaktionen macht. Dadurch werden Missverständnisse reduziert und die Kommunikationseffizienz gesteigert.
4. Zeitersparnis
Dank der automatisierten Unterstützung von Copilot kann Ihr Team wertvolle Zeit sparen. Denn Copilot vereinfacht wiederkehrende Aufgaben und Prozesse. So kann der KI-Assistent beispielsweise
- die Erstellung von Besprechungsprotokollen übernehmen,
- bei der Erstellung von Meeting-Agenden helfen,
- Antworten oder Aktionen während einer Diskussion vorschlagen,
- automatisch Besprechungsnotizen erstellen und wichtige Informationen hervorheben und
- durch die nahtlose Integration in andere Microsoft-Tools, auch E-Mails verfassen oder auf Informationen aus Dokumenten zugreifen.
Sie und Ihr Team können sich dadurch auf kreative und strategische Aufgaben konzentrieren und profitieren von vereinfachten Prozessen.
5. Verbesserte Dokumentation
Copilot trägt zur verbesserten Dokumentation bei, indem es automatisch Notizen erstellt und wichtige Punkte während eines Meetings hervorhebt. Dadurch können Sie Diskussionen leichter nachverfolgen und Entscheidungen schneller treffen.
Wie sieht der Einsatz von Microsoft Copilot in der Praxis aus?
Welchen Einfluss Microsoft Copilot auf die Arbeitsweise in der Praxis hat, zeigen wir Ihnen anhand von zwei Beispielen. Vor jedem Beispiel sehen Sie auch den Prompt (=Anfrage), den Sie Copilot stellen, damit die KI Sie in Ihrem Vorhaben unterstützen kann. Diese Anfrage sollte möglichst detailliert und klar formuliert ein.
Organisation und Durchführung eines Meetings
„Bitte erstelle eine Agenda für das nächste Marketing-Teammeeting zum Thema „Kampagnenplanung“ für das 3. Quartal. Konzentriere dich auf die Dokumente und Nachrichten im Chat „Teammeeting“ der letzten 4 Wochen und den E-Mails zum Thema „Teammeeting Q3“. Bitte verwende eine strukturierte Gliederung, damit ich die wichtigsten Punkte schnell erfassen kann.“
Vor Meetingstart unterstützt Microsoft Copilot Sie dabei eine strukturierte Agenda, basierend auf früheren Meetings und relevanten Themen, zu erstellen. Dabei werden Dokumente miteinbezogen, die im Vorhinein im Team über Chats und E-Mails geteilt wurden. Da Copilot Sie schon bei ein paar Meetings begleitet hat, erkennt die KI automatisch Ihre Präferenzen für verschiedene Themen und passt die Agenda so an, dass Sie sich auf die wichtigsten Punkte konzentrieren, aber keine Inhalte vergessen.
Während der Besprechung wird automatisch eine Zusammenfassung erstellt, sodass Sie sich voll und ganz auf die Diskussionspunkte konzentrieren können. Die Zusammenfassung beinhaltet die besprochenen Themen samt Aufgabenverteilung, damit jedes Teammitglied weiß, welche nächsten Schritte gesetzt werden und wer dafür verantwortlich ist. Dadurch werden auch gleich wichtige Punkte für die Nachverfolgung hervorgehoben und das Treffen von Entscheidungen erleichtert.
Stellen Teammitglieder Fragen oder sprechen bestimmte Themen an, kann Copilot automatisch Antworten vorschlagen und so den Gesprächsfluss aufrechterhalten. Dies hat unter anderem den Vorteil, dass Missverständnisse reduziert werden, da die Teammitglieder sowohl die Zusammenfassung als auch die vorgeschlagenen Antworten sehen. Dadurch wird eine klarere und präzisere Kommunikation innerhalb des Teams gefördert.
Microsoft Copilot ermöglicht somit effiziente Meetings, die die Zusammenarbeit begünstigen, Zeit sparen, die Qualität der Besprechungen verbessern und die Produktivität Ihres Teams steigern.
Verspätete Teilnahme an einer Besprechung
Sie steigen ins Teams Meeting ein und öffnen Copilot über eine Schaltfläche direkt in der Besprechung. Nun haben Sie zwei Möglichkeiten, um an die gewünschten Informationen zu gelangen.
- Sie wählen die vordefinierten Prompts, die Ihnen im Chat angezeigt werden, nacheinander aus oder
- Sie stellen folgende Anfrage in den Chat:
„Bitte fasse die Besprechung bis jetzt zusammen, liste die Hauptthemen auf, die bisher besprochen wurden und gib mir eine Auflistung von Aktionen, die mir zugewiesen wurden.“
In diesem Fall erstellt Microsoft Copilot automatisch eine Zusammenfassung der Besprechung, einschließlich wichtiger Diskussionsthemen, Entscheidungen und Aufgabenzuteilungen. Dadurch können Sie schnell über die wichtigsten Inhalte informiert werden, die in Ihrer Abwesenheit besprochen wurden und aktiv am weiteren Verlauf der Besprechung teilnehmen, ohne dass Ihre Kollegen:innen Zeit aufbringen müssen, um Sie darüber zu informieren. Zusätzlich wissen Sie konkret, welche nächsten Schritte erforderlich sind.
Die automatisch generierten Zusammenfassungen und hervorgehobenen Themen durch Copilot erleichtern die Kommunikation zwischen den einzelnen Teammitgliedern und ermöglichen eine effiziente Teilnahme am Besprechungsgeschehen, auch wenn jemand zu spät kommt oder sogar nicht an einem Meeting teilnehmen kann.
Unser Fazit
Die Verwendung von Microsoft Copilot in Microsoft Teams bietet Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen. Durch die effiziente Organisation von Besprechungen, automatisierte Unterstützung bei der Erstellung von Agenden und die verbesserte Dokumentation von Diskussionen trägt Copilot dazu bei, Ihre Arbeitsbelastung zu verringern und die Produktivität zu steigern. Darüber hinaus fördert Copilot die Zusammenarbeit im Team, indem es die Kommunikation erleichtert und die Effizienz von Meetings verbessert.
Letztendlich ermöglicht Copilot Ihnen, Ihre Zeit und Ressourcen effektiver zu nutzen, was zu einer gesteigerten Effizienz und einem erfolgreichen Arbeitsablauf führt. So haben Sie neben Ihren Besprechungen auch wieder Zeit für andere Aufgaben.
Die Verwendung von Microsoft Copilot in Microsoft Teams bietet zahlreiche Vorteile und hat das Potenzial, die Produktivität und Effizienz von Teams zu steigern.
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